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[스마트워크 이야기]

스마트워크를 위한 시간관리

  • 보도 : 2021.05.06 08:00
  • 수정 : 2021.05.06 08:00

모든 사람에게 공평하게 주어진 것이 시간이다. 이 시간은 그 누구도 더 많이 갖거나 적게 가질 수 있는 것이 아니다. 중요한 것은 주어진 시간을 어떻게 무슨 일에 쓰는가 이다. 초연결과 무경계를 가능하게 한 디지털 기술은 이러한 시간에 대한 개념도 바꾸고 있다. 이러한 디지털 기술로 인해 업무 패턴이 비대면, 언택트, 스마트워크로 바뀌고 있으며, 앞으로 이러한 변화는 지속될 것이다.

정해진 시간과 정해진 장소에 함께 모여서 일을 할 때는 24시간의 시간 중 일정 부분은 자신의 시간으로 활용할 수 있었으나, 디지털 기술은 이러한 일의 패턴을 24시간 연결, 무경계로 바꾸면서 개인의 시간관리 능력이 더욱 중요해 지고 있다. 스마트워크와 시간관리의 가장 큰 고민은 소통의 에티켓이 사라지고 있다는 것이다. 언제든 소통할 수 있다는 장점이 스마트워크와 관련해서는 시간관리에 더 큰 어려움을 주고 있다. 이러한 상황에서 스마트워크와 관련해 시간관리를 잘 하는 방법을 몇가지 제안한다.

첫째, 먼저 알리고 예상하도록 하라. 자신의 어깨 위에 있는 원숭이로 인한 시간의 방해가 발생하는 것을 사전에 막는 것이다. 자신이 수행중인 업무 또는 프로젝트의 일정과 진행상황을 충분히 공유하는 것이 필요하다. 관련자와 협업 파트너가 궁금해 하기 전에 공유하는 것이 좋다.

둘째, 소통을 위한 시간을 정해 놓는 것이다. 이는 스마트워크를 위해 디지털 공간에 있는 모든 참여자들이 함께 합의를 해야 한다. 수시로 자신이 원할 때 접속하거나 소통할 수 있다는 디지털 기술의 장점이 오히려 상대방의 시간관리에 방해가 될 수 있다는 것을 알아야 한다.

셋째, 상대방의 집중 업무시간에 방해를 하는 행동을 자제 해야 한다. 소통을 할 때는 가급적 충분한 시간 여유를 갖고 소통을 하는 것이 좋다. 전화를 할 때는 통화가능여부를 묻는 것도 에티켓이다. 상대방의 비대면 회의를 할 수도 있기 때문이다.

넷째, 상황에 따라서는 즉시 대답을 하거나 의견을 개진해야 한다. 비대면 소통에서 지켜야 할 것 중 하나가 상대방의 질문? 소통 요청에 신속하게 답을 하는 것이다. 직접적인 소통이 어려울 때는 자신의 상황을 이야기 한 후 소통하는 한 시간을 알리는 것이 유용하다. 소통을 원하는 사람도 상대의 상황에 대한 이해를 전제로 소통 메시지를 보내야 한다.

다섯째, 업무의 중요도와 긴급성을 판단하는 기준을 정하고 공유한다. 조직내에서의 역할과 권한 등에 따라 업무의 중요성과 긴급성이 차이가 날 경우가 있다. 이 차이에 대한 인식은 갈등과 스트레스의 원인이 될 수 있다. 업무 협조를 요청하거나, 협업을 할 때는 업무의 중요도와 긴급성을 충분하게 소통하고 그 수준을 합의하는 것이 도움이 된다. 특히 과거의 직급이 사라지고 있는 상황에서는 업무의 중요도와 긴급성이 시간 선택의 중요한 기준이 될 것이기 때문이다.

여섯째, 개인의 라이프 패턴과 조직의 스마트워크 패턴의 균형과 조화를 추구한다. 스마트워크, 재택근무, 비대면 업무가 개인의 라이프 패턴을 무시하거나 라이프 패턴에 부정적인 영향을 미쳐서는 안 된다. 이 둘의 불균형으로 인한 개인의 업무수행에 문제가 발생한다면 조직은 스마트워크의 통제 시스템을 강화할 수 밖에 없고, 이는 개인이 사생활과 프라이버시 침해라는 문제를 야기할 수 있다.

마지막으로 업무 수행 수준에 대한 피드백을 할 때는 정확하게 메시지를 주어야 한다. 피드백을 받을 때는 상대방의 피드백 메시지를 정확하게 이해하려는 노력이 필요하다. 그리고 중간 피드백의 기회를 활용해 최종 결과물의 완성도를 올려야 한다. 업무수행에서도 에자일(agile) 기법이 요구된다고 볼 수 있다.

디지털 기술의 더 혁신적인 발전과 긱경제(gig economy)의 일상화로 비대면 업무, 스마트워크는 지속될 것이다. 더 나아가 개인의 라이프 패턴도 디지털화가 지속될 것이다. 이는 우리가 많은 시간을 디지털 네트웍 속에서 보내게 됨을 의미한다. 따라서 디지털 네트웍에서 일과 삶의 균형을 위해서 시간관리에 대한 패러다임도 바꿔야 할 것이다. 

디지털지능연구소
노진경 대표

[약력] 한국생산성본부 영업마케팅지도교수, 한국HRD교육방송교수, 영업관리학회 상임이사
[저서] 김대리 영업의 달인이 되다. 영업달인의 비밀노트. B2B영업전략, B2C세일즈 성공전략, 협상 이렇게 준비하고 끝내라 등 다수 [홈페이지] http://www.ebooks.닷컴

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